Tự công bố sản phẩm là gì? Thủ tục, hồ sơ cần thiết

Tự công bố sản phẩm là một trong những thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp/cá nhân sản xuất, kinh doanh sản phẩm tại Việt Nam. Quy định này giúp kiểm soát chất lượng sản phẩm, bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng và đảm bảo sự minh bạch trên thị trường.

Tự công bố sản phẩm là gì?

Tự công bố sản phẩm là quy trình mà tổ chức/cá nhân sản xuất, kinh doanh sản phẩm chủ động công bố chất lượng hàng hoá trước khi đưa ra thị trường. Đây là yêu cầu bắt buộc theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP của Chính phủ, giúp kiểm soát an toàn thực phẩm trong nước. Lúc này, mọi thông tin về sản phẩm sẽ được đăng tải lên Cổng thông tin điện tử để người tiêu dùng có thể tiếp cận được các thông tin liên quan đến hàng hoá.

Lưu ý: Sự khác biệt giữa tự công bố sản phẩm và đăng ký công bố sản phẩm

Doanh nghiệp, cơ sở sản xuất nào thực hiện thủ tục này?

Các nhóm doanh nghiệp sau phải thực hiện thủ tục là:

• Doanh nghiệp sản xuất, chế biến, đóng gói thực phẩm;
• Nhà phân phối & bán lẻ thực phẩm nhập khẩu;
• Cơ sở kinh doanh thực phẩm nhập khẩu: Đơn vị nhập khẩu thực phẩm từ nước ngoài.

Các nhóm sản phẩm cần thực hiện tự công bố sản phẩm:

• Phụ gia thực phẩm;
• Chất hỗ trợ chế biến thực phẩm;
• Thực phẩm đã qua chế biến bao gói sẵn;
• Vật liệu bao gói tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm;
• Dụng cụ chứa đựng tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm.

Các trường hợp được miễn thực hiện thủ tục tự công bố:

• Sản phẩm, nguyên vật liệu xuất nhập khẩu, chỉ dùng cho sản xuất gia công hàng xuất khẩu;
• Sản phẩm, nguyên liệu phục vụ sản xuất nội bộ của tổ chức, cá nhân mà không nhằm mục đích tiêu thụ trong nước.

Xem thêm: Thủ tục nhập khẩu thực phẩm vào Việt Nam

Hồ sơ tự công bố sản phẩm

Để thực hiện thủ tục, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Bản tự công bố sản phẩm (mẫu theo quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP);
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Giấy chứng nhận Vệ sinh An toàn Thực phẩm hoặc tài liệu có giá trị tương đương;
• Bản sao giấy phép sản xuất (nếu có);
• Phiếu công bố tiêu chuẩn cơ sở;
• Hình ảnh, nhãn gốc của sản phẩm;
• Các giấy tờ pháp lý liên quan khác (tùy vào từng sản phẩm, hàng hóa).

Xem chi tiết Hồ sơ tự công bố sản phẩm gồm những gì?

Thủ tục, quy trình thực hiện

Doanh nghiệp có thể tự thực hiện hoặc ủy quyền cho đơn vị tư vấn để đảm bảo hồ sơ chính xác và đúng thời gian. Quy trình thực hiện như sau:

• Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ – Thu thập và hoàn thiện hồ sơ theo quy định.
• Bước 2: Nộp hồ sơ – Gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền như Sở Y tế hoặc Ban Quản lý An toàn thực phẩm.
• Bước 3: Công bố trên phương tiện truyền thông – Đăng tải thông tin trên website hoặc thông báo nội bộ.
• Bước 4: Lưu trữ hồ sơ & kiểm tra định kỳ – Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin đã công bố.

Lợi ích khi tự công bố sản phẩm

Việc tuân thủ quy định giúp doanh nghiệp:

• Đáp ứng điều kiện pháp lý để lưu hành thực phẩm trên thị trường.
• Tạo dựng uy tín thương hiệu, sản phẩm có nguồn gốc rõ ràng sẽ giúp người tiêu dùng tin tưởng hơn.
• Tối ưu chi phí & thời gian vì so với đăng ký công bố thực phẩm, quá trình tự công bố đơn giản hơn.
• Mở rộng thị trường, đáp ứng điều kiện kinh doanh tại các hệ thống phân phối lớn.

Những lỗi thường gặp khi tự công bố sản phẩm

Trong quá trình tự công bố sản phẩm, nhiều doanh nghiệp gặp phải các sai sót khiến hồ sơ bị đánh giá không hợp lệ hoặc tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt. Dưới đây là những lỗi phổ biến cần đặc biệt lưu ý:

• Sai hoặc thiếu chỉ tiêu kiểm nghiệm: Nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm nghiệm các chỉ tiêu cơ bản mà không đầy đủ theo quy định, đặc biệt là các chỉ tiêu an toàn thực phẩm. Điều này có thể khiến hồ sơ không đáp ứng yêu cầu pháp lý.
• Phiếu kiểm nghiệm hết hạn: Theo quy định, phiếu kiểm nghiệm chỉ có giá trị trong vòng 12 tháng. Việc sử dụng kết quả kiểm nghiệm cũ là lỗi rất thường gặp.
• Nhãn sản phẩm không đúng quy định: Thiếu thông tin bắt buộc như thành phần, ngày sản xuất, hạn sử dụng, hoặc ghi sai công dụng sản phẩm (đặc biệt dễ nhầm với quảng cáo như thuốc chữa bệnh).
• Phân loại sai sản phẩm: Nhầm lẫn giữa thực phẩm thường và thực phẩm bảo vệ sức khỏe dẫn đến áp dụng sai hình thức công bố (tự công bố thay vì đăng ký công bố).
• Dịch tài liệu không hợp lệ: Đối với sản phẩm nhập khẩu, tài liệu bằng tiếng nước ngoài nhưng không được dịch thuật công chứng theo quy định.
• Không cập nhật khi có thay đổi sản phẩm: Khi thay đổi thành phần, tên sản phẩm hoặc xuất xứ mà không thực hiện công bố lại, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
• Công bố nhưng không lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Nhiều đơn vị chỉ đăng tải công bố mà không lưu hồ sơ gốc để phục vụ kiểm tra hậu kiểm.

Lưu ý: Những sai sót trên không chỉ làm mất thời gian xử lý hồ sơ mà còn có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp. Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng ngay từ đầu là yếu tố rất quan trọng.

Khi nào phải công bố lại sản phẩm?

Trong quá trình kinh doanh, nếu có sự thay đổi liên quan đến sản phẩm đã tự công bố, doanh nghiệp cần xác định rõ có phải thực hiện công bố lại hay không để tránh rủi ro pháp lý.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện tự công bố lại sản phẩm trong các trường hợp sau:

• Thay đổi tên sản phẩm: Việc đổi tên có thể làm thay đổi bản chất nhận diện sản phẩm trên thị trường, do đó cần công bố lại để đảm bảo tính minh bạch.
• Thay đổi thành phần cấu tạo: Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và an toàn thực phẩm. Bất kỳ thay đổi nào về thành phần đều phải công bố lại.
• Thay đổi xuất xứ sản phẩm: Ví dụ chuyển từ sản xuất trong nước sang nhập khẩu hoặc thay đổi nhà sản xuất.
• Thay đổi công dụng hoặc bản chất sản phẩm: Trường hợp điều chỉnh thông tin liên quan đến mục đích sử dụng hoặc đặc tính sản phẩm.

Lưu ý:
Đối với các thay đổi nhỏ như:Thiết kế bao bì, Quy cách đóng gói, Thay đổi thông tin không ảnh hưởng đến chất lượng. Doanh nghiệp không cần công bố lại, nhưng vẫn phải đảm bảo các thông tin trên nhãn phù hợp quy định và chịu trách nhiệm khi bị kiểm tra hậu kiểm.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về tự công bố sản phẩm

1. Tự công bố sản phẩm có cần xin giấy phép không?
   Không. Theo quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp không cần xin cấp phép mà chỉ cần thực hiện tự công bố và tự chịu trách nhiệm về sản phẩm trước khi đưa ra thị trường.
2. Sau khi tự công bố, có được bán sản phẩm ngay không?
   Có. Doanh nghiệp được phép sản xuất và kinh doanh ngay sau khi công bố, không cần chờ cơ quan nhà nước phê duyệt.
3. Tự công bố sản phẩm có thời hạn không?
   Không có thời hạn cố định. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đảm bảo: Phiếu kiểm nghiệm còn hiệu lực (12 tháng); Sản phẩm không thay đổi bản chất so với hồ sơ đã công bố.
4. Tự công bố sản phẩm có bị kiểm tra không?
   Có. Cơ quan chức năng sẽ hậu kiểm bất kỳ lúc nào. Nếu phát hiện sai phạm, doanh nghiệp có thể bị: Xử phạt hành chính ; Thu hồi sản phẩm.
5.  Sản phẩm nhập khẩu có được tự công bố không?
   Có, nhưng cần thêm: Tài liệu từ nhà sản xuất ; Hồ sơ phải được dịch thuật và công chứng hợp lệ.

Dịch vụ công bố sản phẩm tại Finch Law

Không phải doanh nghiệp nào cũng có nhân sự am hiểu quy định pháp luật để tự thực hiện thủ tục tự công bố sản phẩm thành công. Việc nghiên cứu tìm hiểu quy định, tự chuẩn bị và nộp hồ sơ có thể sẽ khiến doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian và chi phí. Nếu doanh nghiệp bạn cần thực hiện thủ tục tự công bố sản phẩm, hãy liên hệ với Finch Law để được tư vấn chi tiết về dịch vụ.

Thông tin liên hệ:

Hotline: 088 969 8877

Zalo: 088 969 8877