Việc chuẩn bị hồ sơ tự công bố sản phẩm là bước quan trọng quyết định việc doanh nghiệp có thể đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hay không. Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp bị vướng do thiếu hồ sơ, sai giấy tờ hoặc sử dụng tài liệu không hợp lệ.
Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hồ sơ tự công bố sản phẩm gồm những gì, các lưu ý quan trọng để tránh sai sót khi thực hiện thủ tục tự công bố sản phẩm.
Hồ sơ tự công bố sản phẩm là gì?
Hồ sơ tự công bố sản phẩm là tập hợp các tài liệu pháp lý và kỹ thuật do doanh nghiệp chuẩn bị để công bố chất lượng sản phẩm trước khi lưu hành trên thị trường.
Theo quy định tại Nghị định 15/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp được tự công bố và tự chịu trách nhiệm về sản phẩm của mình mà không cần xin cấp phép trước, như vậy:
- Hồ sơ càng chuẩn → rủi ro càng thấp
- Hồ sơ sai → dễ bị hậu kiểm và xử phạt
Danh sách tài liệu trong hồ sơ công bố
Dưới đây là danh sách đầy đủ các giấy tờ cần có:
- Bản tự công bố sản phẩm
- Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm
- Nhãn sản phẩm
- Giấy phép đăng ký kinh doanh
Tùy từng trường hợp (đặc biệt là hàng nhập khẩu), có thể cần thêm tài liệu liên quan.
Chi tiết từng thành phần trong hồ sơ
Bản tự công bố sản phẩm là gì?
Đây là tài liệu quan trọng nhất, thể hiện thông tin chính của sản phẩm, bao gồm:
-
- Tên sản phẩm
- Thành phần cấu tạo
- Thông tin doanh nghiệp
- Tiêu chuẩn chất lượng
- Cam kết an toàn
Những tài liệu trên bắt buộc người đại diện doanh nghiệp phải ký và đóng dấu
Những lỗi doanh nghiệp thường mắc phải khi khai báo:
-
- Khai báo sai tên sản phẩm
- Ghi thiếu thành phần trong sản phẩm
- Khai báo không đúng mẫu văn bản theo quy định
Phiếu kiểm nghiệm sản phẩm
Phiếu kiểm nghiệm là tài liệu chứng minh sản phẩm đạt tiêu chuẩn an toàn.
Yêu cầu:
-
- Do phòng kiểm nghiệp được cơ quan có thẩm quyền công nhận cấp
- Còn hiệu lực trong vòng 12 tháng
- Có đầy đủ chỉ tiêu theo quy định
Đây là phần dễ sai nhất khi làm hồ sơ
Lỗi thường gặp:
-
- Thiếu chỉ tiêu an toàn
- Sử dụng phiếu hết hạn
- Kiểm nghiệm sai nhóm sản phẩm
Nhãn sản phẩm
Nhãn sản phẩm phải thể hiện đầy đủ thông tin theo quy định, bao gồm:
-
- Tên sản phẩm
- Thành phần
- Hạn sử dụng
- Hướng dẫn sử dụng
- Thông tin doanh nghiệp
Nhãn phải thống nhất với nội dung trong bản công bố
Lỗi thường gặp:
-
- Ghi sai công dụng
- Thiếu thông tin bắt buộc
- Nội dung gây hiểu lầm như thuốc
Giấy phép đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp cần cung cấp:
-
- Bản sao giấy phép kinh doanh
- Ngành nghề phải phù hợp với sản phẩm
Hồ sơ bổ sung (đối với sản phẩm nhập khẩu)
Trong trường hợp sản phẩm nhập khẩu, cần thêm:
-
- Tài liệu từ nhà sản xuất
- Chứng nhận lưu hành tự do (CFS)
- Tài liệu phải được dịch thuật và công chứng
Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ
Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp các lỗi như:
-
- Thiếu giấy tờ quan trọng
- Sai mẫu bản công bố
- Phiếu kiểm nghiệm không hợp lệ
- Nhãn sản phẩm không đúng quy định
- Không thống nhất thông tin giữa các tài liệu
Những lỗi này có thể khiến:
-
- Hồ sơ không hợp lệ
- Bị xử phạt khi hậu kiểm
Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ
-
- Kiểm tra kỹ thời hạn của phiếu kiểm nghiệm
- Đảm bảo thông tin đồng nhất giữa các tài liệu
- Sử dụng đúng mẫu quy định
- Lưu trữ hồ sơ đầy đủ để phục vụ kiểm tra
Hồ sơ tự công bố sản phẩm không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp: tiết kiệm thời gian, tránh rủi ro pháp lý, đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn. Nếu doanh nghiệp đang còn e ngại thực hiện thủ tục khi không nắm rõ các quy định pháp luật, hãy liên hệ Finch Law để được tư vấn.
